El presupuesto como herramienta de gestión "anti-crisis"

En épocas de cambios, incertidumbre y caída de los resultados, la tendencia es utilizar el presupuesto para reducir la plantilla y así equilibrar los gastos con los escasos ingresos.

El presupuesto es una herramienta que permite detectar las deficiencias o la falta de profesionalización de la empresa. Las técnicas presupuestarias, lejos de haber quedado anticuadas, siguen perteneciendo a la gestión empresarial. Se ha hablado mucho de la rigidez del presupuesto, de los problemas que puede acarrear su implantación y de lo impopulares que resultan a veces entre la plantilla de una compañía, y se menosprecia su capacidad como herramienta de comunicación de los objetivos y estrategias organizacionales y su utilización como medio básico para la evaluación de las actividades y procesos que integran la empresa.

Es normal que la crisis ajuste el presupuesto. Lo que no es lógico que se utilice para disminuir costes salariales. Las organizaciones tienen que ser conscientes que son gestionadas por personas, en ellas trabajan personas, y ofrecen servicios o productos para personas.

Las empresas parten de un objetivo cifrado en beneficios, en el caso de la empresa privada, o en servicio público, en caso de la empresa pública. Para el primero se tratará de maximizar resultado obtenido, para el segundo de minimizar los costes acarreados, pero en ambos casos, tras el producto producido o el servicio ofrecido se habrá desarrollado todo un plan detallado que recogerá todos los segmentos de actividad en la compañía. Es en dicho instante cuando el sistema de control presupuestario comienza a ser un pilar necesario en la gestión empresarial. Dicho plan detallado es el que se está utilizando en la actualidad para analizar, desde la dirección de la empresa, donde puedo utilizar la tijera. ¿Por qué nadie se pregunta que información me está proporcionando para mejorar la gestión en la compañía?

Un presupuesto no debe cernirse a una somera recopilación de datos extrapolados del pasado para conseguir predecir el futuro. La idea es aprender a crear una herramienta más de gestión que permita lograr los objetivos empresariales y cumplir con las estrategias establecidas por la dirección.

El presupuesto en la actualidad no puede convertirse en la única herramienta para la dirección, sino una más con la que puede contar para realizar sus propósitos. Debe ser una herramienta activa y dinámica, que permita la flexibilización de las decisiones y de las previsiones. Es tremendamente útil en fases de caída de la demanda, nuevos negocios, para la internacionalización, pero se torna imprescindible a la hora de profesionalizar una empresa.

La función del departamento de tesorería de la empresa ha evolucionado en los últimos años, y ha pasado a ser un centro gestor de los recursos financieros de la empresa en lugar de limitarse a tareas contables como un departamento administrativo más. Sin embargo, con los malos resultados de algunas empresas, empiezan a tener una posición más relevante en la toma de decisión final. Podríamos plantear si resulta beneficioso o no para la compañía. Es evidente que el tesorero o el director financiero no es la persona adecuada para marcar la política o estrategia de la empresa. Además, dicha política será muy pobre si se limita a señalar los departamentos que suponen un mayor coste para la empresa, en lugar de resaltar los que crean valor para la empresa.

Cuanto mayor se va haciendo la empresa, más crecerán las necesidades de herramientas informáticas financieras y contables para poder controlar y planificar de manera adecuada.

En la actualidad el presupuesto como se ha venido utilizando, ha quedado algo obsoleto. No debe de ser eliminado de la gestión empresarial, pero si redirigido hacia una perfecta compenetración con la planificación estratégica de la empresa. Para ello deberá cumplir con unos preceptos claros que le permitan ser más dinámico y desechar la rigidez que le encorsetaba en el pasado, limitado al período que se había presupuestado. Como fin en sí, ya no tiene sentido, pues el entorno cada vez es más impredecible y provoca que cualquier predicción realizada, quede completamente obsoleta al finalizar el periodo presupuestado anual. Con ello no se quiere decir que los manuales de planificación y presupuestación carezcan sentido. El presupuesto adquiere relevancia cuando se utiliza como instrumento de gestión para ayudar en la toma de decisiones y se puede ir adaptando de forma constante a la realidad. Nunca lo contrario, intentar que la realidad se parezca a lo que habíamos presupuestado.

El presupuesto debe ser una herramienta ágil que quede integrada con la estrategia global de la compañía y capaz de adaptarse al cambio constante. La integración con la compañía parte de la implicación de todos los departamentos, y de evitar que quede olvidado en manos del “controller” que muchas veces desconoce las particularidades de las distintas actividades que se desarrollan en la empresa.

A mayor índice de participación de cada departamento, mayor será el compromiso de cada una de las actividades con lo previsto, y mayor la motivación para lograrlo.

A modo de conclusión, el uso del presupuesto como herramienta de gestión para la dirección, ayudará a una mayor profesionalidad de la compañía y a superar etapas difíciles. Sin embargo se trata de previsiones que dependen de variables, que en la mayoría de los casos, no responden de los condicionantes internos, sino de un entorno en continuo cambio. ¿A dónde quiero ir? No vamos a acertar en cada una de las predicciones realizadas. La variación entre la realidad y lo previsto, nos dará una desviación que nos permitirá conocer mejor el funcionamiento de los mecanismos internos de la empresa y su interacción con el entorno. Por lo tanto, no se tratará de buscar culpables. El objetivo final, será analizar las desviaciones: origen, causa y efecto, lo que nos permitirá conocer mejor a nuestra compañía y mejorar la gestión.

La utilización correcta del presupuesto nos llevará a una situación idílica en la que las desviaciones tenderán a minimizarse, la gestión más eficiente, y la satisfacción de los agentes implicados creciente. ¿No es este uno de los objetivos que perseguimos dentro de la organización? El presupuesto, como cualquier herramienta en manos de los gestores, tiene que ser utilizada correctamente para que sea efectiva.
(REMIXED VERSION del artículo publicado hace unos días en este mismo blog: http://cesarcastillolopez.blogspot.com/2009/12/el-presupuesto-como-herramienta-para-la.html)